Treten Sie mit einer professionellen E-Mail Signatur auf.
Für die perfekte E-Mail Signatur müssen Sie wissen, wie Sie kommunizieren möchten. Treten Sie nach außen professionell, persönlich oder umfassend informativ auf? Versuchen Sie eine gezielte Ausrichtung in Ihrer Kommunikation zu finden und halten Sie sich daran. Das unterstreicht Ihre Glaubwürdigkeit und sorgt für Authentizität. Die E-Mail Signatur ist sicher nicht der Maßstab Ihrer Kommunikation. Sie gewinnt aber durch den direkten Kontakt mit Ihrem Ansprechpartner an Bedeutung. Durch die Wiederholung innerhalb des E-Mail Verkehrs, ist Sie mehrmals sichtbar. Deswegen ist eine gut gestaltete E-Mail Signatur wichtig.
1. Nur die wichtigsten Kontaktdaten auflisten.
Die wichtigsten Grundlagen einer E-Mail Signatur sind die Kontaktdaten. Darunter zählen Vorname, Nachname, Position, fachlicher Abschluss und Ihr Unternehmensname. Diese Kontaktdaten können Sie erweitern. Beispielsweise können Sie Ihre Telefonnummer, Faxnummer, Anschrift und Ihre sozialen Medien hinzufügen. Dabei sollten Sie eine unübersichtliche „Bleiwüste“ vermeiden. Stattdessen gliedern Sie Ihre Kontaktinformationen systematisch. Das hilft dem Empfänger Ihrer E-Mail bei der Orientierung. Im nachfolgenden Beispiel sehen Sie zwei unterschiedliche Formen von Signaturen. Während die Erste gut strukturiert ist, wirkt die Zweite zu überfüllt. Das liegt auch daran, dass in der ersten Variante Grafiken hinzugezogen wurden.
2. Mit Grafiken wiedererkannt werden.
Die wichtigste Grafik für jedes Unternehmen und jeden Freiberufler ist das Logo. Das Logo muss in die Signatur Ihrer E-Mail. Sie können das Logo auch mit einer weiteren Grafik unterstützen. Achten Sie darauf, dass das Logo der markanteste Teil Ihrer Signatur bleibt. Überladen Sie die Signatur nicht unnötig. Das schadet nicht nur der Optik, sondern auch der Dateigröße Ihrer E-Mail. Wie Sie Ihre Dateien effizient komprimieren, können Sie hier erfahren. Nachfolgend finden Sie zwei Bilder zur Veranschaulichung. Das erste Beispiel lässt dem Logo genügend Raum um selbst als Grafik zu wirken, während die rechte Variante überladen ist. Das Logo verliert dadurch an Wirkung.
3. Einen „Call-to-Action“ einbauen.
Neben den Grundlagen der Signatur, können Sie noch einen Call-to-Action hinzufügen. Darunter versteht man eine direkte Aufforderung an den Leser der Nachricht. Lenken Sie durch den zusätzlichen Inhalt nicht von den wichtigen Bestandteilen der Signatur ab. Statt einem grafischen Störer, empfiehlt sich deshalb der dezentere, textliche Vermerk. Es geht weniger um „laute“ Kommunikation, sondern viel mehr um subtiles Hinweisen. Geben Sie Ihrem Empfänger einen Mehrwert. Das kann ein Hinweis auf Ihre Webseite, ein lesenswerter Artikel oder ein kostenloses E-Book sein.
Quick-Tipp: Ein grafischer Call-to-Action erregt sehr starke Aufmerksamkeit. Bedenken Sie, dass es sich hierbei um keinen Newsletter handelt. Die Signatur taucht in jeder Ihrer geschriebenen E-Mails auf. Deswegen kann ein grafischer Call-to-Action schnell als störend empfunden werden.
4. Das sollten Sie vermeiden.
Ob persönlich greifbarer Händler oder seriöser Geschäftspartner. Wer Sie auch sind, achten Sie auf Ihr professionelles Auftreten. Zitate, Witze, Memes oder animierte GIF’s, haben in einer E-Mail Signatur nichts verloren.
Vermeiden Sie außerdem persönliche Kontaktdaten. Das betrifft insbesondere die Anschrift und die direkten Kommunikationswege(z.B. eine Telefonnummer). Bei den sozialen Medien sollten Sie privat und geschäftlich ebenso strikt trennen.
4.1 Persönliche Kontaktdaten in die E-Mail Signatur?
Falls Sie selbst Ihre Marke sind und Ihre Persönlichkeit Teil der Kommunikation ist, ergibt sich eine neue Situation. In diesem Fall müssen Sie genauer zwischen persönlichem und privatem abgrenzen. Deshalb sollten verlinkte Social Media-Profile sorgfältig ausgewählt sein: Es kann zielführend sein, persönliche Ansichten über die sozialen Kanäle mitzuteilen. Wenn diese Ansichten jedoch zu privat werden, können Sie negative Auswirkungen auf Ihren Besucher haben. Ob diese Eindrücke Ihren Ansprechpartner negativ aufstoßen, ist schwer prognostizierbar. Viele Kunden und Kontakte schätzen aufrichtige Meinungen, während andere Sie als unprofessionell sehen. Letzten Endes kommt es auf Ihre Glaubwürdigkeit und die passende Ausrichtung auf Ihre Zielgruppe an.
Fazit: Mit ein paar Schritten zur guten E-Mail Signatur.
Durch wenige Schritte, können Sie Ihre E-Mail Signatur professioneller gestalten. Dabei sind die genannten vier Punkte entscheidend. Strukturieren Sie Ihre Inhalte nach einem System. Stellen Sie Ihr Logo in den Vordergrund und lockern Sie evtl. Ihre Signatur durch weitere Grafiken auf. Sprechen Sie Ihre Kontaktpersonen durch einen Call-to-Action an. Zuletzt achten Sie stets darauf, nicht zu persönlich zu werden.
Wenn Sie die Punkte der nachfolgenden Checkliste beachten, sind Sie auf einem guten Weg Ihre E-Mail Signatur professionell umzusetzen. Hat Ihnen dieser Artikel weitergeholfen? Haben Sie Anregungen oder Korrekturen die Sie einbringen möchten? Dann hinterlassen Sie mir einen Kommentar. Ich freue mich über Ihre Rückmeldung.
